ASMI FOR THE SELECTION OF A FIRM IN CHARGE OF DEVELOPING AN INTEGRATED SOFTWARE FOR THE MANAGEMENT OF THE OHADA ARCHIVES

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N° de référence :   CM-OHADA-96358-CS-QCBS

Projet d’Amélioration du Climat des Investissements au sein de l’espace OHADA (PACI)

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Services de Consultant :          développement d’un logiciel intégré de gestion des archives de l’organisation pour l’harmonisation en Afrique du droit des affaires (OHADA) 

N° de Don :                             IDA D3340 

N° d’identification du projet : P 126663

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La présente sollicitation à manifestations d’intérêt fait suite à l’avis général de passation des marchés publié au portail électronique de Developement Business Online du 03 décembre 2018.

1.     L’Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires (OHADA) a reçu un don de l’Association Internationale de Développement (IDA), à travers le Projet d’Amélioration du Climat des Investissements au sein de l’espace OHADA et se propose d’utiliser une partie du montant de ce don pour effectuer les paiements au titre du contrat pour « le développement d’un logiciel intégré de gestion des archives de l’OHADA ».

2.     L’objectif principal de ce projet est de doter les institutions de l’OHADA d’un logiciel intégré de gestion des archives physiques et électroniques.

 Plus spécifiquement, il s’agira pour le consultant de :

–       faire un diagnostic de la situation actuelle de la gestion des documents physiques et électroniques dans les différentes institutions ;

–       faire une proposition de schéma d’organisation physique global conformément aux observations issues du diagnostic et de sorte à faciliter le passage à la gestion électronique des archives ;

–       définir un Système d’Archivage Électronique (SAE) à mettre en place au sein des institutions de l’OHADA qui mettra l’accent sur les volets gestion des archives physiques et archivages électroniques ;

–       développer et mettre en œuvre d’une solution intégrée de Gestion Électronique des Documents (GED). Le consultant devrait produire une solution intégrant un workflow dynamique et des statistiques.

3.     Le Projet d’Amélioration du Climat des Investissements au sein de l’espace OHADA invite les firmes de consultants (Consultants) éligibles à manifester leur intérêt à fournir les services décrits ci-dessus. Les consultants intéressés doivent fournir les informations démontrant qu’ils possèdent les qualifications requises et une expérience pertinente pour l’exécution des Services (documentation, références des prestations similaires avec intitulé du projet, l’année de la prestation, le coût et le bailleur de fonds, expérience pertinente dans des missions comparables, etc.…).

NB : Les cabinets ne doivent pas fournir les CV des experts à ce stade de la procédure.

4.     Les critères exigés pour être retenus sur la liste restreinte se présentent comme suit :

a)    être une firme expérimentée dans la mise en place de systèmes similaires ;

b)    avoir une connaissance approfondie en archivistique et en ingénierie documentaire ;

c)     être familier des spécificités organisationnelles et techniques des systèmes institutionnels et maîtriser les technologies web ;

d)    avoir une bonne connaissance de l’OHADA.

Par ailleurs, le prestataire devra justifier :

–       d’une solide expérience dans la mise en œuvre d’une solution intégrée de la Gestion Électronique des Documents (GED) dans les institutions de développement de préférence ;

–       d’une bonne capacité de coordination des équipes, de facilitation, de communication ;

–       d’expériences avérées dans la mise en œuvre et la maintenance des applications web ;

–       d’expertises avérées dans la rédaction des procédures fonctionnelles et techniques ;

–       d’une grande aptitude à communiquer et écrire efficacement en français.

Les Consultants intéressés par la mission peuvent s’associer avec d’autres firmes pour renforcer leurs compétences respectives en la forme d’un groupement solidaire.

5.     L’attention des Consultants intéressés est attirée sur la section III,  paragraphes 3.14, 3.16 et 3.17 du « Règlement applicables aux Emprunteurs – Passation des Marchés dans le cadre du financement de projets d’investissement, juillet 2016, Mise à jour novembre 2017 et août 2018 de la Banque mondiale (« le Règlement de passation des Marchés ») (« Directives de Consultants ») », exposant la politique de la Banque mondiale en matière de conflit d’intérêts et du paragraphe 3.32  du même Règlement en matière de Fraude et de Corruption.

6.     Une liste restreinte de six (06) firmes sera établie à l’issue de l’appel à manifestations d’intérêt et la sélection du cabinet se fera selon la méthode basée sur la qualité technique et le coût (SFCQ) telle que décrite dans le paragraphe 7.3 du Règlement de passation des Marchés.

7.     Les Consultants intéressés peuvent obtenir des informations supplémentaires à l’adresse ci-dessous aux heures suivantes : de 9h00 à 15h30 heures locales.

8.     Les manifestations d’intérêt doivent être envoyées par courrier électronique ou déposées physiquement au plus tard le 25 septembre 2019 à 14H00 (heures de Yaoundé, République du Cameroun) avec la mention :

AVIS DE SOLLICITATION DE MANIFESTATIONS D’INTERET POUR LA SELECTION D’UN CABINET CHARGE DE REALISER LE DEVELOPPEMENT D’UN LOGICIEL INTEGRE DE GESTION DES ARCHIVES DE L’ORGANISATION POUR L’HARMONISATION EN AFRIQUE DU DROIT DES AFFAIRES (OHADA) 

A l’adresse ci-dessous :

Secrétariat Permanent de l’OHADA-Immeuble OHADA, quartier Hippodrome,

Angle Avenues Winston-Churchill & Charles-de-Gaulle, face MINREX

B.P 10071 Yaoundé (République du Cameroun) E-mail : asmi-archives@ohada.org

Téléphone : + 237 222 21 09 05 ; Télécopie (Fax) : + 237 222 21 67 45

Yaoundé, le 4 septembre 2019

Le Secrétaire Permanent, 

Pr. Emmanuel Sidibi DARANKOUM